RGPD

Les responsabilités de SENEF SOFT dans le cadre de la protection des données personnelles

A. SENEF SOFTen qualité de sous-traitant

C’est certainement en cette qualité que vos attentes envers SENEF SOFT sont les plus importantes. SENEF SOFT est qualifié de « sous-traitant » lorsqu’il traite des données à caractère personnel pour le compte d’un responsable de traitement.

C’est typiquement le cas lorsque vous utilisez les services de SENEF SOFT et stockez des données à caractère personnel dans les solutions de SENEF SOFT. Dans la limite de ses contraintes techniques, SENEF SOFT ne pourra traiter les données stockées que selon vos instructions, et ce pour votre compte.

Les engagements de SENEF SOFT en qualité de sous-traitant

En qualité de sous-traitant, SENEF SOFT s’engage notamment à mettre en œuvre les actions suivantes :

  • traiter les données à caractère personnel aux seules fins de la bonne exécution des services, autrement dit, SENEF SOFT ne traitera jamais vos informations à d’autres fins (marketing, etc.).

  • ne pas transférer vos données hors UE ou hors pays reconnus par la Commission européenne comme disposant d’un niveau de protection suffisant : sous réserve que vous ne sélectionniez pas un datacenter dans une zone géographique hors UE.

  • vous informer de tout recours à des sous-traitants qui pourraient traiter vos données à caractère personnel : à ce jour, vos données sont stockées chez OVH .

  • à mettre en œuvre des standards de sécurité élevés afin de fournir un haut niveau de sécurisation à nos services.

  • vous notifier dans les meilleurs délais en cas de violation de données.

  • vous assister à respecter vos obligations réglementaires en vous fournissant une documentation adéquate de nos services.

B. SENEF SOFTen qualité de responsable de traitement

SENEF SOFT est qualifié de « responsable de traitement » lorsqu’il détermine les finalités et les moyens de « ses » traitements de données à caractère personnel. 
C’est typiquement le cas quand SENEF SOFT collecte des données à des fins de facturation, de gestion des recouvrements, de l’amélioration de la qualité des services et de la performance, de démarchage commercial, de

gestion commerciale, etc. Mais aussi lorsque SENEF SOFT traite les données à caractère personnel de ses propres salariés.
Dans cette hypothèse, « vos » données, celles que vous stockez sur les services de SENEF SOFT, ne sont pas concernées. En revanche, certaines informations vous concernant ou étant relatives à vos salariés (identité et coordonnées de l’interlocuteur SENEF SOFT dans le cadre d’une demande d’assistance technique, par exemple) peuvent l’être. C’est pourquoi SENEF SOFT tient à vous donner des éléments de compréhension sur les garanties mises en œuvre afin d’assurer la protection de ces données à caractère personnel.

  • limiter la collecte de données à celles strictement utiles : c’est dans le cadre de cette démarche que lors de la commande d’un service, vous ne renseignez que des données nécessaires pour que SENEF SOFT puisse assurer des services de facturation, de support ou encore respecter ses propres obligations légales en matière de conservation de données.

  • ne pas utiliser les données collectées à d’autres fins que celles pour lesquelles elles furent collectées.

  • conserver les données à caractère personnel durant une période limitée et proportionnée. C’est ainsi qu’à titre d’exemple, les données traitées à des fins de gestion de la relation entre le client et SENEF SOFT (nom, prénom, adresse postale, e-mail, etc.) sont conservées par l’entreprise pendant toute la durée du contrat et les trente-six (36) mois suivants. Au terme de ce délai, elles sont supprimées sur tous supports et sauvegardes.

  • ne pas transférer ces données à des tiers autres que les sociétés apparentées de SENEF SOFT qui interviennent dans le cadre de l’exécution du contrat. Dans le cadre de ces transferts intra-Groupe, certaines données peuvent être transférées en dehors de l’Union Européenne sur le fondement des règles d’entreprise contraignantes mises en œuvre par le Groupe SENEF SOFT.

  • mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un haut niveau de sécurité.