Política de Protección de Datos Personales
Contactos y contactos de clientes

Los datos se recopilan principalmente directamente de nuestros interlocutores, clientes y prospectos de nuestra empresa.

Como resultado, solo recopilamos y utilizamos los datos que son necesarios para celebrar o ejecutar contratos con nuestra empresa, a saber:

• identidad del contacto o contactos encargados de un expediente o contactados con fines de prospección (por ejemplo, tratamiento, apellidos, nombre);
• datos de contacto profesionales del contacto o contactos encargados de un expediente o contactados con fines de prospección (por ejemplo, correo electrónico profesional, dirección postal profesional, número de teléfono fijo o móvil profesional, número de fax);
• información profesional del contacto o contactos encargados de un expediente o contactados con fines de prospección (por ejemplo, puesto, grado, función);
• datos técnicos en función del caso de uso (datos de identificación o conexión, como la dirección IP o los registros);
• Imágenes de los contactos encargados de un expediente o contactados con fines de prospección (por ejemplo, en el caso de acceso a nuestras instalaciones).

Intercambios precontractuales
Tratamos los datos de las personas que interactúan con nosotros cuando nos hemos acercado a la estructura a la que pertenecen con fines de prospección o cuando se han puesto en contacto con nosotros para contratar con nosotros.

Contrato y Seguimiento de Contratos
Procesamos los datos de nuestras personas de contacto vinculadas a nuestros clientes como parte del seguimiento de la relación contractual entre nosotros y nuestros clientes.

Facturación, Pagos y Contabilidad
Procesamos los datos de nuestras personas de contacto con nuestros clientes actuales y potenciales en el contexto de la facturación y el pago de los pedidos realizados.

Gestión de las relaciones con los clientes potenciales
Procesamos los datos de nuestras personas de contacto con nuestros clientes actuales y potenciales para comunicarnos con ellos en el contexto de las preguntas que puedan hacernos en relación con la ejecución actual o futura de un contrato con nuestra empresa.

Gestión del directorio de nuestros clientes y prospectos
Mantenemos un directorio actualizado de nuestros clientes y de uno de nuestros prospectos, lo que implica que estos últimos mencionen nuestros principales contactos con estos últimos.

Organización de eventos por nuestra empresa
Tratamos los datos de nuestros interlocutores con nuestros clientes y prospectos cuando les invitamos a eventos que organizamos o coorganizamos.

Gestión de acceso de personal de terceros
Procesamos los datos de nuestros interlocutores que acceden a nuestras instalaciones para asegurar el acceso a ellas (por ejemplo, mantener un registro, tarjetas de acceso, etc.).

Videovigilancia por parte del personal de terceros
Ciertas áreas específicas de nuestras instalaciones, como barreras y vallas, están sujetas a videovigilancia, lo que resulta en el procesamiento de datos de terceros que pueden ser filmados.

Elaboración de estadísticas
Podemos compilar estadísticas sobre los datos de nuestros clientes y prospectos.

Definimos el período de conservación de los datos de nuestros interlocutores con nuestros clientes y prospectos con respecto a las limitaciones legales y contractuales que pesan sobre nosotros y, en su defecto, de acuerdo con nuestras necesidades.

En principio, los datos relativos a nuestros clientes actuales y potenciales deben conservarse durante el tiempo estrictamente necesario para la gestión de la relación comercial. Más específicamente, nos comprometemos a los siguientes períodos de retención: 

Contratos con nuestros clientes
5 años a partir de la fecha de celebración
10 años para contratos celebrados electrónicamente de más de 120 €

Correspondencia comercial (órdenes de compra, órdenes de entrega, facturas, etc.)
10 años a partir del final del ejercicio

Imágenes de circuito cerrado de televisión
Por un máximo de un mes

Acceso a edificios
Por un máximo de un mes

Datos técnicos
1 año desde la recogida

Galletas
Consulte la Política de cookies

Los plazos indicados en la tabla anterior se prorrogan necesariamente por el plazo de prescripción legal como prueba en caso de litigio. En este último caso, el período de retención se extiende mientras dure la disputa.

Una vez transcurridos los plazos establecidos, los datos se suprimen o se conservan después de haber sido anonimizados, en particular por razones de uso estadístico. Pueden conservarse en caso de precontencioso y litigio.

Se recuerda que la eliminación o la anonimización son operaciones irreversibles y que SENEF ya no puede restaurarlas.

El tratamiento de los datos de nuestras personas de contacto con nuestros clientes y prospectos, tal y como se ha presentado anteriormente, se basa en las siguientes condiciones de legalidad, que difieren en función de si el tratamiento se refiere a clientes o prospectos:

Clientela
Ejecución precontractual o contractual

Conduce
Cumplimiento precontractual o interés legítimo de SENEF

Los destinatarios de los datos son las personas físicas o jurídicas que reciben los datos personales. Por lo tanto, los destinatarios de los datos pueden ser tanto empleados de SENEF como entidades externas.

Nos aseguramos de que los datos recopilados y procesados en el contexto de nuestras relaciones con nuestros clientes actuales y potenciales solo sean accesibles a los destinatarios internos y externos autorizados y, en particular, a los siguientes destinatarios:

• el personal de los servicios competentes autorizados para gestionar la relación con nuestros interlocutores, con nuestros clientes actuales y potenciales, y sus superiores jerárquicos;
• el personal de servicios de apoyo, es decir, los servicios administrativos, logísticos y de tecnología de la información y sus superiores jerárquicos;
• nuestros proveedores de servicios o servicios de soporte (por ejemplo, proveedor de servicios de TI);
• las autoridades competentes en caso de que estemos obligados a compartir determinados datos con los funcionarios judiciales, los servicios encargados de los procedimientos de control interno, etc. ;
• En caso de visita a nuestras instalaciones, el personal de recepción, que recoge los datos de cualquier visitante en un registro.

En el caso de los destinatarios internos, decidimos qué destinatario tendrá acceso a qué datos de acuerdo con una política de habilitación y nos aseguramos de que estén sujetos a una obligación de confidencialidad.

Con respecto a los destinatarios externos, le informamos de que los datos personales de nuestros contactos con nuestros clientes actuales y potenciales pueden ser comunicados a algunos de nuestros proveedores de servicios o a cualquier autoridad legalmente facultada para conocerlos (en particular, las autoridades fiscales y de seguridad social). En este caso, SENEF no se hace responsable de las condiciones en las que el personal de estas autoridades tenga acceso y uso de los datos.

Podemos involucrar a cualquier subcontratista de nuestra elección en el contexto del procesamiento de los datos personales de nuestros interlocutores con nuestros clientes actuales y potenciales.

A los efectos del RGPD, se entiende por encargado del tratamiento cualquier persona física o jurídica que trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En la práctica, estos son los prestadores de servicios con los que trabaja SENEF y que trabajan con los datos personales de SENEF.

En este caso, nos aseguramos de que el encargado del tratamiento cumpla con sus obligaciones en virtud del RGPD.

Nos comprometemos a firmar un contrato por escrito con todos nuestros subcontratistas y les imponemos las mismas obligaciones de protección de datos que nos imponemos a nosotros mismos. Además, nos reservamos el derecho de auditar a nuestros subcontratistas para asegurarnos de que cumplen con las disposiciones del RGPD.

Nos comprometemos, como responsables del tratamiento, a mantener un registro actualizado de todas las actividades de tratamiento llevadas a cabo cuando así lo exija la ley.

Este registro es un documento o aplicación que permite identificar todos los tratamientos realizados por SENEF como responsable del tratamiento.

Nos comprometemos a proporcionar a la CNIL, a primera solicitud, la información que le permita verificar la conformidad del tratamiento con la normativa vigente en materia de protección de datos.

Implementamos las medidas de seguridad técnicas, físicas o lógicas que consideremos apropiadas para evitar la destrucción, pérdida, alteración o divulgación no autorizada accidental o ilegal de datos.

Estas medidas incluyen principalmente:

• gestión de autorizaciones de acceso a los datos;
• salvaguardias internas;
• proceso de identificación;
• la realización de auditorías de seguridad y pruebas de penetración;
• la adopción de una política de seguridad de los sistemas de información;
• la adopción de planes de continuidad y recuperación de las actividades;
• el uso de un protocolo o soluciones de seguridad.

En cualquier caso, nos comprometemos, en caso de cambio en los medios para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales, a sustituirlos por medios de rendimiento superior. Ningún cambio puede conducir a una regresión en el nivel de seguridad.

Nos comprometemos a notificar a la CNIL cualquier violación de datos que podamos sufrir en las condiciones prescritas por la normativa sobre datos personales.

Nuestros contactos con nuestros clientes actuales y potenciales están informados de cualquier violación de datos que pueda suponer un alto riesgo para su privacidad.